Хранение документов

Страница 2

Материалы » Основные этапы документооборота денежно-расчетных операций » Хранение документов

Бумажные банковские документы хранятся в кладовой банка или в специальном архиве. Под архив выделяется отдельное помещение с ограниченным правом доступа к документам. Справки по документам, хранящимся в кладовой, бухгалтерии и текущем архиве, наводятся в присутствии кассира, на ответственности которого находятся документы, или работника, ведающего текущим архивом, по требованиям, подписанным главным бухгалтером или его заместителем (начальником отдела). Бухгалтерские и кассовые журналы и ежедневные балансы брошюруются по месяцам. Бухгалтерские (мемориальные) документы хранятся подшитыми за каждый рабочий день в возрастающем порядке номеров дебетованных балансовых счетов. Подборка документов осуществляется работником, на которого возложено формирование документов. В отдельные сшивы (папки) помещаются кассовые документы, документы по вкладам граждан, по кредитам индивидуальным заемщикам, по операциям с драгоценными металлами, инвалютой и по хозяйственным операциям банка, поскольку эти документы отличаются сроком хранения. В соответствии с Временным положением о правилах обмена электронными документами между Банком России, кредитными организациями (филиалами) и другими клиентами Банка России при осуществлении расчетов через расчетную сеть Банка России при работе с электронными документами, используемыми при осуществлении безналичных расчетов через расчетную сеть Банка России и их хранении есть несколько особенностей. Архивы электронных документов, средств проверки правильности цифровой подписи и иные архивы ведутся в учреждениях Банка России и у участников в разрезе всех входящих и исходящих электронных документов в соответствии со сроками хранения, установленными для платежных документов на бумажных носителях. Правила ведения указанных архивов регулируются действующим законодательством, включая нормативные акты Банка России, и договором. Уничтожение электронных документов производится в отношении соответствующих программных данных с одновременным уничтожением копий этих документов на бумажных носителях. В работе банка количество документов очень велико и хранение документов всегда остается злободневным вопросом. Некоторые банки микрофильмируют документы. При этом после уничтожения документов, по истечении срока хранения, в банке остаются микрофильмы. Однако микрофильмы не заменяют первичные документы до истечения срока их хранения, что подтверждено письмом ЦБ РФ от 30.11.94 г. № 09-10-2/1141.

Руководителем банка назначается специальная комиссия из должностных лиц банка, на которую возлагается решение по уничтожению документов по истечении срока их хранения. Специальные сотрудники подготавливают акты о выделении дел к уничтожению. Документы дел просматриваются полистно, чтобы избежать уничтожения документов, имеющих иной срок хранения. Уничтожаемые дела актируются, а перечни уничтоженных документов остаются в архиве. При ликвидации банка часть документов сохраняется и в дальнейшем. Сроки и порядок сохранения документов регулируются письмом ЦБ РФ от 5 августа 1998 г. № 169-Т «О размещении архивов и порядке уничтожения документов при ликвидации кредитных организаций», которым определена номенклатура дел (перечень документов), подлежащих хранению после завершения ликвидационных процедур [6, с. 207].

Рекомендуем также почитать:

Договор об ипотеки, предмет ипотеки, оценочная стоимость
Договор ипотеки - это договор о залоге недвижимого имущества. В случае дом или квартира. Сторонами по договору ипотеки являются залогодержатель (банк, выдавший ипотечный кредит) и залогодатель (заемщик ипотечного кредита). Стороны должны быть правоспособными и дееспособными, то есть применения ипо ...

Организация потребительского кредитования в "Банке24. ру" в 2008-2010 гг
Множество банков в Свердловской области предлагают своим клиентам, частым лицам, оформить кредит в их банке на самых выгодных для них условиях. Как уже было сказано выше, кредиты, выдаваемые банками населению, носят название потребительских кредитов. "Банк24. ру" предлагает ряд продукто ...

Достаточность и адекватность собственного капитала банка
Любой коммерческий банк, который ориентируется на определенный круг клиентов и объем предоставляемых им услуг, должен иметь собственный капитал такой величины, чтобы быть в состоянии удовлетворять все обоснованные потребности своих клиентов в заемных средствах и своевременно выполнять все взятые н ...